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【検証】在席管理はどう変わる？ホワイトボードの行動予定表を使って比較してみた
最終更新日：2023.2.14
社員の方の在席状況や行き先、帰社時間の管理をするホワイトボードの行動予定表。
デジタル化が進んでいる会社でも未だに現役で使われている会社も多いかと思います。
そこで今回は、普段デジタルの行動予定表を使っている弊社社員がホワイトボードの行動予定表を1日使って、「ホワイトボードの行動予定表」と「モバイル行動予定表ZAiSEKI」は何が違うのかを検証しました。
これから行動予定表をデジタル化しようと検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
そもそもZAiSEKIとは
ZAiSEKIとは、導入実績9,000件を超える在席管理ツールです。基本機能が30名まで無料で利用することができます。
スマホやパソコンから行動予定を変更・確認できるため、外出先から急な予定変更があっても、テレワークなどで社内にいなくても、メンバーの「今何をしているか」や「いつ予定が終わるのか」を共有できます。
また、操作方法も簡単。最短2タップで操作できるのでマニュアルや説明がなくても使えます。
詳しくはZAiSEKIホームページ（外部サイト）をご確認ください。
ホワイトボード行動予定表を使ってみた
9:00 出社・始業【在席】
業務スタート。本日はZAiSEKIの代わりにホワイトボードを使って自分のステータス(行先)を表示します。
まずは「在席」と記入して出社ステータスを表示させます。
メンバーの予定が一度に見えるのはホワイトボードのいいところですね！
続いて、いつも通りメールの確認や今日のタスクの整理をしていきます。
他部署の一日のスケジュールの確認はグループウェアのスケジュールで確認します。
10:00 社内業務
午後の訪問で使う資料の確認と見積作成を行います。
見積書を印刷したら、部長に押印をしてもらうのですが、部長はどこだろう...？
(ZAiSEKIならスマホから最短2タップで操作できるので、ちょっとした離席もどこにいるのか・何をしているのかのステータス共有も簡単に行えますが、ホワイトボードの場合は、細かく書くわけにはいきませんね。)
12:00 昼休憩
お昼は会社の近くで同期とランチに行きます。
(ZAiSEKIなら昼休憩の際「外出(昼休み)」のステータスに変えますが、ホワイトボードに昼休憩まで書くのはめんどうですね。)
13:00 客先訪問【外出】
本日は客先訪問があるのでホワイトボードに「外出 帰社時間 16:00」と記入して出発！
どうせ書くなら綺麗に見やすく書きたくなります！
16:10 社内ミーティング【会議】
客先訪問後、社内に戻ろうと駅に向かうと電車が遅延していました。
16:00 からの社内MTGに間に合わなそうなので、社内へ連絡をして、帰社が遅れることを連絡。
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帰社後、会議に参加。
17:00 執務室に戻ると、外出中のままのホワイトボードが。慌てて帰ってきたので書き換えるのを忘れていました。
18:00 退勤【退社】
業務終了の時間になりました。
本日最後のステータス変更「退社」と書いて、本日の業務は終了です。
使ってみた感想
1日ホワイトボードの行動予定表を使ってみた感想をまとめました。
(1)書き換えの手間
ステータス変更の度にホワイトボードを書き換えるのは意外と手間がかかりました。
また、手間がかかるのでお昼休憩や少し席を外す場合に自発的に変更するのは難しいと思いました。
ZAiSEKIを使えば、ステータス変更は2タップで完了です。
(2)外出先から変更できない
ホワイトボードは外出先から変更できません。急な予定変更や電車遅延があった際、会社に電話をかけてステータス変更を頼むのは大変です。
ZAiSEKIを使えば、スマホやパソコンから変更可能です。
(3)ステータス変更忘れ
ホワイトボードのステータス変更忘れは、リマインドをすることができないので気を付ける以外方法がありません。世の中のホワイトボードを使って管理されている会社はどのように対策されているのでしょうか...。
ZAiSEKIを使えば、ステータス定期変更やアラートメールを送ることができるためステータス変更忘れを抑制することができます。※有償機能
また、最終更新日時が表示されるため確認・管理する側もいつ更新された情報なのかわかります。
ZAiSEKIなら在席管理が簡単・便利に
ホワイトボードとZAiSEKIの機能比較をしました。
ホワイトボードで感じる予定変更の手間や、外出先の不便さをZAiSEKIなら解消できます。
※一部有償の機能がございます。
ZAiSEKIの操作画面を体験
とはいえホワイトボードの方が手軽だと思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ZAiSEKIでは、簡単操作を体験していただける体験版をご用意しております。
この体験版では、スマホから自分のステータスを変更する際の操作画面を体験することができます。
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まとめ
本記事では、普段ZAiSEKIを使っている弊社社員が、ホワイトボードの行動予定表を1日使ってみた感想とホワイトボードとZAiSEKIの比較をご紹介しました。
ZAiSEKIはホワイトボードのようにメンバーの行動が一目で見えることに加えて、スマホから変更でき、いつ変更したか分かることがユーザーとして使いやすい点かと思います。
在席管理ツールなら「ZAiSEKI」
ZAiSEKIに関するお問い合わせは公式サイトのお問い合わせフォームから。
お気軽にご連絡ください。
