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みなさまはどのようにして社員の行動管理や在席状況の把握をしていますでしょうか？ツールの活用や、ホワイトボードなど方法は様々だと思います。

とはいえ、共有漏れやシステムが複雑で浸透しないなどの悩みをおもちではないでしょうか。

この度、弊社のモバイル行動予定表サービス【ZAiSEKI】からICカードで手軽に在席状況を共有できる、GATEオプションをご用意しました。

シンプルで使いやすい、と好評のZAiSEKIがさらに便利になるオプションサービスです！

本記事では実際の利用イメージや使い方、メリットなどをご紹介します！

ZAiSEKIとは

ZAiSEKIとは導入実績10,000件を超える在席管理ツールです。基本機能が30名まで無料で利用することができます。

スマホやパソコンから在席・退社などのステータス(行動予定)を変更・確認できるため、外出先から急な予定変更があっても、テレワークなどで社内にいなくても、メンバーの「今何をしているか」や「いつ予定が終わるのか」を共有できます。

また、操作方法も簡単。最短2タップで操作できるのでマニュアルや説明がなくても使えます。

詳しくはZAiSEKIホームページ（外部サイト）をご確認ください。

GATEオプションとは

専用PCに接続されたカードリーダーに、ICカードをかざすだけでステータスを変更できるサービスです。

通常のZAiSEKIであればPCやスマホからステータスを変更しますが、GATEオプションではICカードのタッチのみでステータスの変更が完結します。

※ご利用にはZAiSEKI PLUS+のご契約が必要となります。

～ZAiSEKI GATEオプション紹介動画～

導入メリット

1. PCやスマホの操作不要でステータスを簡単に変更！

ZAiSEKIをはじめ、在席管理ツールは基本的にPCやスマホからログインして使用する必要があると思います。

GATEオプションを導入すればお手持ちのICカードをタッチするだけでステータスの変更が完結するため、アプリの起動が不要になります。

2. 出入口に設置することでステータス変更忘れを防止！

出退勤時や外出時、会議室でのMTGなど、特にデスクから離れる場合は社内への行動予定の共有が必須かと思います。ICカードリーダーを出入口付近に設置することで、急ぎの時やつい操作を忘れてしまったときの"変更忘れ"を防止します。

3. お手持ちのSuica/PASMO/セキュリティカード等で運用可能！

NFC対応のICカードをご利用されている企業であれば、そのままGATEオプションにもご活用いただけます。追加で購入する必要はございません。

※現物のカードのみ有効。モバイルPASMO等の端末は今のところ非対応。

GATEオプションがおすすめの企業

• 従業員の出入りが激しく、素早くステータス変更したい企業

建設現場や営業の外回りが多い会社などの人の出入りが激しい職場はおすすめです。カードをかざすだけでステータス変更が完了するため、従業員にとってもストレスのない運用が実現できます。

• ステータス変更忘れが多い企業

PC・スマホでアプリを起動することが変更漏れの原因になっている可能性があります。 端末操作に不慣れな社員でも手軽にステータス変更ができるようになり定着が見込めます。　

• 多くの従業員が交通系ICカードやセキュリティカードを常備している企業

営業先訪問などで交通機関を利用することが多い場合や従業員の多くがセキュリティカードを所持している場合、そのカードをそのまま在席共有の道具として活用できます。そのためGATEオプション利用したZAiSEKIの運用は効果的です。
出退勤の際や外出時に手持ちのカードをかざすだけですので、ユーザーの負担を減らし効率化を図れます。

GATEオプションの構成

1. ZAiSEKI GATEオプション専用　ミニPC

【商品名】MINISFORUM UN100L/V

【本体サイズ】115 × 111.3 × 46.4 mm （D×W×H）

【本体重量】約366 g

※2024年7月時点。今後機種を変更する可能性がございます。

弊社でGATEオプションのセットアップが完了したものを納品します。

高性能ですがコンパクトでスペースを取りません。

2.ICカードリーダー

【商品名】SONY / RC-S300 非接触ICカードリーダー／ライター　PaSoRi（パソリ）

GATEオプションで変更したいステータス1つにつき1台が必要になります。

例)「在席」「外出」「退勤」の3つを設定したい場合、カードリーダーは3台必要。

　 ※3台以上の場合はUSBハブが別途必要になります。

3. 表示用モニター/キーボード/マウス

貴社でご準備をお願いします。

ZAiSEKI GATEオプションの管理画面の操作で必要になります。またボードの表示用モニター活用することで、ICカードによってステータス変更されたかどうかの確認もできます。

モニターに関しては【2万円から購入できる】ZAiSEKIで使える大型モニター で解説しておりますのでご覧ください！

4. ICカード（NFC対応）

普段お使いの交通系ICカードやセキュリティカードなどNFC対応の現物のカードがご利用いただけます。モバイルPASMOなどは今のところ対応しておりません。

弊社の活用事例

• 専用PC1台
• カードリーダー4つ（在席、退勤、外出、来客対応）
• USBハブ
• モニター表示 / キーボード / マウス

出入口付近に設置。社員全員がセキュリティカードを常に身に着けているため、出入りする際は忘れずにステータス変更ができています！

弊社でも設置前は、ステータス変更を忘れてしまう社員が複数名いましたが、GATEオプション設置後手軽さとモニター表示による全体への可視化が効果的に働き、ステータス変更忘れがほとんどなくなりました。

導入までの流れ

1. お問い合わせフォームより申請

お問い合わせページ

※この時、ZAiSEKI BASIC（無償版）ユーザーの方も申請はできますが、GATEオプションのご利用にはZAiSEKI PLUS+のご契約が必須となりますのでご注意ください。

2.詳細のヒアリング&御見積提出

目的や運用方法、課題などをお伺いして御見積を提出します。

この時に専用PCやカードリーダーの数も確定させます。

3. 機器納品

いただいた情報をもとに弊社で設定済みの機器を納品します。

カードの登録は別途必要ですが納品後すぐにご利用いただけます。

4. GATEの設定

GATE専用の管理画面より社員のカード登録をお願いします。

カードリーダーに対応するステータスは事前にヒアリングした内容で設定しておりますが、任意で変更可能ですので必要に応じて管理画面より変更ください。

5.利用開始！

参考価格（税抜）

■初期費用

• 初期設定料金：30,000円
• 機器料金：70,000円～　

　※専用PC1台、カードリーダー1台の場合

　※ご提供時期や台数によって変動がございます

■月額費用

• ご利用料金：5,000円

　※別途ZAiSEKI PLUS＋のご利用料金(1ユーザ 100円/月)も必要になります

初期費用を抑えるプランもございます。貴社の状況に合わせてご提案可能ですのでお気軽にお問い合わせ下さい！

お問い合わせはこちら！

まとめ

本記事では今回新しく開発した「ZAiSEKI GATEオプション」についてご紹介しました。

行動管理や在席状況の確認に最適なZAiSEKI。そこに新たに便利なオプションが追加されました。

リリース以降、導入のご相談も多くいただいており ZAiSEKIをもっと手軽に！もっと便利に！活用したいという企業様には大変おすすめとなっております。 まずはお気軽にお問い合わせください！